Бумажный документооборот

Рождение компании, любого серьезного дела, начинается с документа. Это основа, которая, словно земля, позволяет твердо стоять на ногах. Документооборот – это устойчивость и опора бизнеса. Будьте устойчивы.

Документооборот сегодня – это неотъемлемая часть любого бизнеса. Внутри предприятия циркулирует масса документов, которые содержат информацию самого разного рода. С ростом бизнеса неизбежно увеличивается документооборот, который в итоге, может разрастись до таких размеров, что станет обузой и будет тормозить развитие компании. Электронный документооборот позволяет лишь частично снять нагрузку на печать, так как все основные документы, соглашения, договоры, финансовые документы, служебные записки и официальные письма требуют печати на бумажном носителе.

Необходимость содержания большого числа печатающих устройств, обслуживание сети, которая поддерживает объединение техники в единое информационное пространство, отказы оборудования и перебои в поставках запасных частей, обеспечение защиты печати документов с конфиденциальной информацией и так далее – все это требует сил. Если эти проблемы знакомы вам не понаслышке, пора задуматься об оптимизации документооборота компании.

Специалисты ГК «Юнит» готовы предложить вам несколько комплексных решений, которые позволят сократить время на работу, связанную с обеспечением печати на бумажном носителе, и полностью сконцентрировать ресурсы на поставленных перед бизнесом задачах.

Желаете забыть об обслуживании принтеров и перестать следить за количеством запчастей и расходных материалов для печатной техники? Нужно быстро обеспечить документооборот нового подразделения? Тогда обратите внимание на аутсорсинг печати.

Необходимо обеспечить печать для рабочих групп и сохранить конфиденциальность печатных документов? Узнайте больше о системах удаленной печати и как они защищают информацию.

Аутсорсинг печати

Аутсорсинг печати – это мировой опыт, успешно реализуемый ГК «Юнит», который представляет собой такую систему организации печати на предприятии, где клиент избавлен от необходимости содержать парк копировально - множительной техники и специалистов, обслуживающих печать. Система подсчета расходов при такой форме организации печати предельно проста: все издержки заложены в конкретный и осязаемый продукт – отпечаток.

Стандартный отпечаток представляет собой лист формата А4, а благодаря тому, что все современные печатные устройства имеют в своем составе счетчик отпечатков, подсчет суммы затрат на один аппарат довольно прост – цена одного отпечатка умножается на их количество за отчетный период времени.

В стоимость отпечатка входят:

консалтинг и аудит печатной инфраструктуры предприятия;
предоставление самого копировально-множительного оборудования в соответствии с потребностями заказчика в печати;
расходные материалы, которые требуются для работы печатного оборудования
(картридж, тонер, фотобарабан и т.д.);
обучение пользователей эффективной работе на печатном оборудовании;
затраты на запасные части, которые имеют ограниченный ресурс;
работа сервисного инженера, который периодически проводит обслуживание и настройку аппарата для поддержания его в работоспособном состоянии;
доставка до места установки аппарата всех необходимых расходных материалов.

Специалисты нашей компании проведут анализ вашей инфраструктуры печати, предложат вам оптимальное решение с учетом ваших требований и пожеланий. Если у вас уже имеется парк копировально-множительной техники, то мы предлагаем вам заключить покопийный контракт. Покопийный контракт во многом похож на аутсорсинг печати с той разницей, что вся печать производится на вашем оборудовании.

Выбирая покопийное обслуживание, вы получаете в свое распоряжение гибко настраиваемый инструмент, основное преимущество которого заключается в том, что можно забыть о содержании парка копировально-множительной техники и полностью сосредоточиться на вашем профильном бизнесе. Это происходит за счет того, что все основные расходы на печать уже заложены в цену копии.

Аутсорсинг печати позволит избавить вас от затрат на содержание сервисного инженера; менеджера по закупу запасных частей и расходных материалов; менеджера по логистике; кладовщика, ответственного за хранение техники и запчастей. Аутсорсинг позволяет избавить бухгалтерию от работы по списанию товаров, направленных на нужды печати, что способствует повышению прозрачности бюджета.

Все вышеперечисленное дает возможность легко контролировать затраты на документооборот и планировать расходы на будущее.

Сервис

Специалисты ГК «Юнит» производят полное сервисное обслуживание копировально- множительной техники. Профессиональные инженеры, работающие в нашей компании, точно определят проблемные места в работе аппарата и произведут ремонт либо на месте, либо в сервисном центре ГК «Юнит».

Система менеджмента качества, сертифицированная TUV NORD CERT по международным стандартам ISO 9001-2008 и СТО Газпром 9001-2006, является гарантией качества предоставляемых услуг и оборудования.

Системы удалённой и защищенной печати

Развитие компании и увеличение штата сотрудников логичным образом привело к проявлению рабочих групп, которые вместо индивидуальных принтеров на рабочем столе имеют один сетевой на этаже. Как правило, в подобные рабочие группы входят сотрудники нескольких отделов. Главное преимущество такого подхода – экономичность:

содержать одно большое многофункциональное устройство (МФУ), включающее в себя копир, принтер, сканер, значительно выгоднее, чем несколько малых. В то же время печатное оборудование для рабочих групп не лишено серьезных недостатков: приходится подолгу сортировать чужие бумаги, чтобы найти свои; нет возможности отследить количество документов, распечатанных тем или иным отделом. И самая главная проблема общих принтеров – это низкий уровень защиты напечатанной информации.

Простая ситуация: сотрудник отправил на печать документ, содержащий закрытую информацию. До принтера нужно пройти весь коридор, что увеличивает время нахождения важного документа без присмотра. По пути сотрудника может остановить случайно встретившийся начальник, у которого есть срочный вопрос к работнику и т.д. Все это время конфиденциальная информация находится в общем доступе, что значительно повышает риск ее потери.

Специалисты ГК «Юнит» предлагают вам решение, которое полностью устранит перечисленные недостатки. Система удаленной печати – это программно- аппаратный комплекс, который позволяет взять под полный контроль весь бумажный документооборот предприятия. Ни один документ не будет распечатан без вашего ведома. Полная статистика затрат ресурсов тонера и бумаги будет доступна вам за любой установленный вами период.

Суть удаленной печати заключается в следующем: устройство печати оснащается сканером, а работнику выдается идентификатор, например, PIN-код, бесконтактная или магнитная пластиковая карта. В качестве идентификатора можно использовать даже отпечаток собственно пальца. Отправив документ на принтер, пользователь сможет распечатать его лишь в том случае, если идентифицирует себя по отпечатку пальца, наберет PIN-код на цифровой клавиатуре или поднесет бесконтактную

карту к считывателю.

Преимущества систем удаленной печати:

Аппарат печатает документы только в присутствии их владельца;
Доступ к возможностям многофункционального устройства получают только авторизовавшиеся пользователи;
Подробные отчеты об отпечатанных и скопированных заданиях. Для снижения расходов можно ввести систему квотирования (например, конкретный сотрудник может распечатать только 50 листов в месяц, после чего в печати ему будет отказано до особого разрешения);
Печать на любом принтере, который подключен к системе. Например, вы отправляете задание на принтер, который находится в вашем филиале в другом городе, и, по приезду, распечатываете необходимые документы уже на месте;

Система удаленной печати позволяет проводить учет печати и копирования. Данные системы позволяют взять печать всех документов компании под полный контроль. Вы в курсе всех событий, связанных с бумажным документооборотом.